Vakantiepark de Kuilart
Vakantiepark De Kuilart ligt in het zuidwesten van Friesland, op het raakvlak van de beide Friese meren Fluessen en Heegermeer. Het recreatiepark heeft een perfecte omgeving om te fietsen, te wandelen, te vissen en vooral te watersporten.
De verschillende accommodaties op het recreatiepark zijn voor alle vakantiegangers geschikt; op het park zijn diverse typen bungalows, een camping met ruime kampeerplaatsen (eventueel met eigen sanitair), appartementen, stacaravans en een groepsaccommodatie aanwezig. De faciliteiten op het park - waaronder een bowlingbaan, zwembad, supermarkt, horeca en bootverhuur - zorgen voor een onvergetelijke vakantie!
Snel gemaakte keuze voor Stratech-RCS
Vakantiepark De Kuilart maakte voorheen gebruik van een op DOS gebaseerd systeem. Doordat ze steeds meer hinder van dit systeem ondervonden zijn ze op zoek gegaan naar een nieuw reserveringssysteem: "Ons vorige systeem was niet betrouwbaar, inefficiënt en zorgde voor een lange inwerktijd. Op een cruciaal moment (tijdens de aankomst dag van Hemelvaart) lag het systeem er uit. Doordat het systeem zelf boekingsgegevens aan kon passen, vooral bij speciale afspraken, was er geen vertrouwen in het systeem en werd alles dubbel gecheckt en uitgeprint", aldus Annelie.
Het zusterbedrijf Camping It Wiid, Stratech-klant van het eerste uur, maakt al jaren tevreden gebruik van Stratech-RCS. Hierdoor was De Kuilart al bekend met het systeem en waren zij volgens Annelie op de hoogte van de voordelen die het reserveringssysteem biedt: "We gebruiken het systeem 7 dagen per week, het is van groot belang een betrouwbaar en goed werkend systeem te hebben. Daarnaast is het aantrekkelijk om twee dezelfde systemen te hebben voor twee zusterparken. We wisten dat Stratech-RCS op Windows gebaseerd is, en daarnaast een flexibel en gebruiksvriendelijk systeem is dat een korte inwerktijd kent. De keuze voor Stratech was dan ook snel gemaakt".
Boven verwachting uitgevoerde heldere en professionele implementatie
De implementatie van Stratech-RCS door een Consultant van Stratech is boven verwachting verlopen: "De begeleiding vanuit Stratech was helder en professioneel en overtrof onze verwachtingen; alles werd bijgehouden, gepland en volgens een heldere structuur geïmplementeerd. De vaardigheden en adviserende rol van de Consultant waren goed, er werd met ons meegedacht en eerlijk aangeven welke modules minder of juist wel geschikt voor ons zijn. Dit werd extra waardevol door de aanwezige kennis over de bedrijfsprocessen binnen de recreatiebranche, waardoor goede oplossingen werden aangedragen".
"De nieuwe receptioniste weet al meer van Stratech dan van het oude systeem"
Sinds dit jaar maakt De Kuilart tevreden gebruik van Stratech-RCS, de voordelen van dit reserveringssysteem waren al snel zichtbaar: "We zijn erg tevreden over Stratech-RCS. Het systeem kent veel gebruiksgemak en daardoor een korte inwerktijd. De nieuwe receptioniste weet nu al meer van Stratech-RCS dan van het oude systeem! Het systeem is erg flexibel: het maken van een boeking via het planbord, het zelf kunnen toevoegen/wijzigen van artikelen en het kunnen switchen van het gastenoverzicht naar reserveringen en andersom zijn hier goede voorbeelden van. Dit geldt ook voor het debiteurenbeheer; het berekenen van achterstanden, het sturen van herinneringen en het opbouwen/bijhouden van dossiers kan eenvoudig worden uitgevoerd. Tevens beschikt het reserveringssysteem over hulpzame documenten, zoals de wissellijst, en kunnen we alles met één druk op de knop in aankomst zetten", aldus Annelie.
Ook de boekingsstraat van Stratech-RCS, waarmee een gast in een minimum aantal stappen een online boeking kan maken is volgens Annelie perfect: "Een boekingsstraat van drie stappen is ideaal; hoe minder drempels de gast ervaart bij het maken van een online boeking, des te eerder ze een boeking maken. Dit met als resultaat dat wij meer online boekingen binnen krijgen".
"Met Stratech-RCS realiseren we veel tijdwinst; het systeem ondersteunt onze werkzaamheden en niet andersom"
Belangrijk bij het gebruik van een reserveringssysteem is de ondersteuning die het de recreatieondernemer kan bieden, zodat deze meer tijd overhoudt voor meer gasten. Vakantiepark De Kuilart ervaart deze ondersteuning op vele gebieden: "De ondersteuning begint al bij de verwerking van een boeking; de meeste artikelen worden automatisch berekend, wat zorgt voor tijdwinst. Vervolgens hoeft bij het inchecken niet de hele reservering te worden doorlopen. Daarnaast is het erg gemakkelijk om kassa artikelen toe te voegen aan reserveringen, maar ook om deze aan de kassa af te rekenen en een kassabon uit te printen. Kort samengevat: met behulp van Stratech-RCS realiseren we veel tijdwinst, het systeem ondersteunt de werkzaamheden en niet andersom", aldus Annelie.
Betrouwbaarheid, flexibiliteit en continue innovatie
Naast de ondersteuning dat een reserveringssysteem de recreatieondernemer moet bieden, is het ook erg belangrijk dat een systeem bijdraagt aan de doelstellingen van een recreatiebedrijf. Zo ook voor Vakantiepark de Kuilart: "We willen graag met de tijd mee gaan, efficiënt werken en accuraat communiceren met onze gasten. Stratech helpt daarbij door haar betrouwbaarheid, flexibiliteit en de continue verbetering/innovatie van het systeem".
Ontwikkelpunten Stratech-RCS
Stratech-RCS kent volgens Vakantiepark De Kuilart ook nog enkele ontwikkelpunten: "We missen in het reserveringssysteem een goede dagactiviteitenplanning, hierdoor moeten we nu met twee systemen werken. Het mooiste zou zijn dat je direct een boot bij je tent of bungalow kunt boeken. Vooral online is dit een pre, omdat ik voorzie dat alle activiteiten en boten in de toekomst online geboekt gaan worden. Wij organiseren daarnaast ook nog groepsactiviteiten en bedrijfsfeesten, als deze in het systeem verwerkt zouden kunnen worden zou het helemaal top zijn. Tevens heb ik de wens dat het systeem nog pro-actiever wordt, dat deze bijvoorbeeld een automatische taak genereert wanneer een optiedatum verloopt en dus meer een sales gericht CRM wordt", aldus Annelie.
